Integritetspolicy

Preppoint Nordic AB är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy, med det undantag som anges nedan.

När en organisation använder tjänsten enligt avtal med Preppoint är organisationen personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas för dess räkning, till exempel uppgifter om inbjudna användare och vem som har lämnat ett resultat. Preppoint är då personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enligt avtalet och organisationens instruktioner. Preppoint är fortsatt personuppgiftsansvarig för behandling för egna ändamål, som inloggning, säkerhet, villkorsacceptans och statistik.

Har du frågor om integritet eller personuppgifter kan du kontakta oss på info@beredskapsindex.se.

Vi samlar in personuppgifter när du själv lämnar dem till oss eller när en administratör bjuder in dig. Det kan vara:

• namn, organisation, roll och kontaktuppgifter
• innehållet i meddelanden och supportärenden
• konto-, inloggnings- och behörighetsuppgifter
• sparade användarinställningar
• e-postadress och status för en inbjudan
• accepterad villkorsversion och tidpunkten för godkännandet
• bedömningssvar, resultat och historik när du använder ett konto
• begränsade tekniska uppgifter som behövs för säkerhet och felsökning

Personuppgifter används endast för att:

• besvara förfrågningar och hantera fortsatt dialog i ett ärende
• skapa konton, skicka inbjudningar, styra behörigheter och komma ihåg dina inställningar
• spara historik och visa utveckling över tid
• sammanställa statistik om beredskap och hantera godkänt rapporteringsdeltagande
• administrera avtal och visa vilken version av villkoren som accepterats
• skydda tjänsten, förebygga missbruk och ge support

Behandlingen bygger på avtal när du själv är avtalspart och annars på vårt berättigade intresse av att tillhandahålla tjänsten, administrera åtkomst och hålla den säker. Samtycke används för valfri webbanalys. För uppgifter som vi behandlar för en organisations räkning är det organisationen som avgör den rättsliga grunden.

Om du använder formulär på webbplatsen, till exempel för att boka genomgång av ett resultat, behandlar vi de uppgifter du lämnar för att kunna ta kontakt, planera uppföljning och hantera den fortsatta dialogen i ärendet.

Uppgifterna sparas inte längre än vad som behövs för att hantera förfrågan och en rimlig uppföljningsperiod.

Det offentliga testet kan genomföras utan konto. Slutförda anonyma test sparas utan namn, e-postadress, IP-adress eller information om webbläsaren och kopplas inte automatiskt till en viss person. Vi sparar också anonym statistik på frågenivå för att förstå var användare avbryter testet och förbättra flödet.

Ett påbörjat test sparas lokalt i din webbläsare i högst en vecka så att det kan återupptas. Kontaktuppgifter från e-post och formulär förs inte samman med det anonyma testresultatet.

Efter ett slutfört test kan du välja att spara resultatet i ett nytt konto. Då kopieras resultatet till den verksamhet du skapar och blir dess första sparade test i den inloggade tjänsten. Det anonyma resultatet ändras inte och ingår fortsatt i den anonyma statistiken. Kopplingen mellan det anonyma resultatet och verksamheten sparas bara i den skyddade delen av tjänsten och behandlas som verksamhetens övriga resultat. Valet kan göras inom två timmar efter att testet slutfördes och gäller bara det resultatet.

När du använder ett konto behandlar vi de uppgifter som behövs för inloggning, behörighet, inbjudningar, säkerhet och support. En inbjuden e-postadress används för att skicka inbjudan och administrera åtkomsten.

I den inloggade tjänsten kan bedömningssvar, resultat och tidpunkter sparas som historik för att visa utveckling över tid. Resultaten pseudonymiseras. Identifierande uppgifter hålls åtskilda från resultaten, med egna behörigheter och särskilt begränsad och loggad åtkomst.

Vi registrerar också vilken inloggad användare som slutför en självskattning eller sparar ett anonymt resultat till en verksamhet. Kopplingen sparas separat med begränsad åtkomst för att det egna företaget ska kunna följa upp vem som lämnade eller sparade resultatet.

Även resultat från den inloggade tjänsten används i vår aggregerade statistik om beredskap. Med Pro kan verksamheter och organisationer jämföra sina resultat med andra verksamheter i samma sektor. Jämförelsen visas bara när underlaget är tillräckligt stort och aldrig med enskilda verksamheters namn, svar eller resultat. Behöriga användare inom din organisation kan ta del av verksamhetsuppgifter och resultat enligt sina behörigheter.

När ett konto skapas via en partners egen ingång deltar verksamheten i den partnerns rapportprogram. Partnern och dess behöriga överordnade organisationer får då se anonym, aggregerad statistik från flera verksamheter, men inte enskilda svar eller resultat. Deltagandet visas i verksamhetsytan och kan avslutas när som helst utan att verksamheterna eller deras historik försvinner.

När ett konto skapas sparar vi vilken version av de allmänna villkoren som accepterades och när det skedde. Uppgiften används bara för att visa vilket avtal som ingicks. Godkännandet är inte ett samtycke till behandling av personuppgifter enligt GDPR.

Vi använder nödvändiga cookies för att webbplatsen ska fungera och för att spara dina cookie-val. Övrig användning aktiveras först efter att du har lämnat ditt samtycke.

Nödvändiga cookies används också för inloggning, säker session och skydd mot obehöriga anrop samt för att hantera inbjudningar och registrering. Inga cookies används för annonsering eller marknadsföring.

Ett cookie-val kan loggas med valet, tidpunkten och sidan där valet gjordes. Loggen innehåller inte IP-adress, webbläsaridentitet eller andra uppgifter som används för att identifiera dig. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via knappen nedan.

Matomos analyscookies är förstapartscookies som används först efter ditt samtycke. När du återkallar samtycket laddas sidan om och webbanalysen stoppas. Befintliga analyscookies kan finnas kvar tills de löper ut eller du raderar dem i webbläsaren, men används inte för fortsatt analys utan samtycke.

Detaljerad besöksdata i Matomo raderas löpande när den är äldre än 365 dagar. Aggregerade statistikrapporter raderas löpande när de är äldre än 36 månader. Grundläggande mätvärden, som totalt antal besök och sidvisningar, undantas från gallringen och sparas utan fast tidsgräns. De innehåller inga uppgifter som identifierar enskilda besökare.

Endast personer som behöver uppgifterna för sitt arbete får tillgång till dem. Vi använder leverantörer för drift, e-post och webbanalys efter samtycke. När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning får den bara behandla de uppgifter som behövs för uppdraget, enligt avtal och instruktioner.

Se vår underbiträdesförteckning för leverantörernas namn, behandling och lagringsplats.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller otillåten behandling.

Vi sparar inte fler uppgifter än vad som behövs för det ändamål de samlats in för. Kontaktuppgifter sparas så länge de behövs för ärendet. Kontouppgifter sparas så länge de behövs för kontot, och historik sparas för att tjänsten ska kunna visa utveckling över tid. Inbjudningsuppgifter sparas så länge de behövs för att hantera inbjudan, underlag om villkorsacceptans så länge det behövs för att visa avtalet och säkerhetsuppgifter och loggar så länge de behövs för att förebygga, upptäcka och utreda incidenter. Efter att ett konto avslutas sparas bara uppgifter som fortfarande behövs för avtal, säkerhet eller rättsliga skyldigheter. Raderade uppgifter kan finnas kvar i säkerhetskopior under en begränsad tid, tills de skrivs över enligt vår rutin för säkerhetskopiering.

För en samlad beskrivning av driftmiljö, dataminimering, åtkomststyrning och säkerhetsarbete, se sidan om datasäkerhet.

Du har rätt att:

• få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig
• begära rättelse av felaktiga uppgifter
• i vissa fall begära radering eller begränsning av behandlingen
• invända mot viss behandling
• i vissa fall få ut personuppgifter som du själv har lämnat i ett strukturerat format
• lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY

Gäller din begäran uppgifter som vi behandlar för en organisations räkning hänvisar vi den till organisationen.

Har du frågor om integritet eller personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på info@beredskapsindex.se.